ব্যবস্থাপনার জন্য লিখিত
যোগাযোগ পদ্ধতি বা মাধ্যমসমূহ লিখুন।
ভূমিকা: প্রতিষ্ঠানের
কার্যক্রম সুষ্ঠুভাবে পরিচালনার জন্য যোগাযোগ একটি অপরিহার্য উপাদান। এর মাধ্যমে
বিভিন্ন পর্যায়ের কর্মকর্তা-কর্মচারীরা তথ্য, আদেশ, মতামত ও
সিদ্ধান্ত আদান-প্রদান করে থাকে। বিশেষ করে লিখিত যোগাযোগ ব্যবস্থাপনায়
গুরুত্বপূর্ন ভূমিকা রাখে, কারণ এটি স্থায়ী রেকর্ড হিসেবে
সংরক্ষণ করা যায়, ভবিষ্যতের জন্য দলিল হিসেবে ব্যবহার করা
যায় এবং বিভ্রান্তি এড়ানো সম্ভব হয়। অফিসিয়াল চিঠি, প্রতিবেদন,
মেমো, ই-মেইলসহ বিভিন্ন মাধ্যমে এই লিখিত
যোগাযোগ কার্যকরভাবে সম্পন্ন হয়।
নিচে ব্যবস্থাপনার জন্য লিখিত যোগাযোগের
পদ্ধতি বা মাধ্যমসমূহ বিস্তারিতভাবে ব্যাখ্যা করা হলো:
১. অফিসিয়াল চিঠি (Official Letter): এটি হলো সবচেয়ে
প্রচলিত এবং আনুষ্ঠানিক লিখিত যোগাযোগের মাধ্যম। ব্যবস্থাপনায় এক বিভাগের সাথে
অন্য বিভাগ, বা উর্ধ্বতন ও অধস্তন কর্মকর্তাদের মধ্যে যোগাযোগে অফিসিয়াল চিঠি ব্যবহৃত
হয়। এতে কাজের নির্দেশনা, অনুমতি, অভিযোগ
বা তথ্য আদান-প্রদান করা হয়।
২. প্রতিবেদন (Report): প্রতিষ্ঠানে কোনো
প্রকল্প, কার্যক্রম বা নির্দিষ্ট কাজের বিবরণ ও বিশ্লেষণ তুলে ধরতে প্রতিবেদন তৈরি
করা হয়। এটি ব্যবস্থাপনার জন্য একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ মাধ্যম, কারণ এটি সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য সরবরাহ করে।
৩. মেমো (Memo / স্মারকলিপি):
মেমো হলো সংক্ষিপ্ত, দ্রুত এবং অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের লিখিত রূপ। এটি সাধারণত একটি
বিভাগের ভেতর বা সহকর্মীদের মধ্যে তথ্য জানাতে ব্যবহৃত হয়। যেমন: সভার সময়
পরিবর্তন, নতুন নিয়ম জানানো ইত্যাদি।
৪. ই-মেইল (E-mail): বর্তমানে
ব্যবস্থাপনার লিখিত যোগাযোগে সবচেয়ে দ্রুত ও জনপ্রিয় মাধ্যম হলো ই-মেইল। এর
মাধ্যমে তথ্য, নথিপত্র, ঘোষণা, বিজ্ঞপ্তি
ইত্যাদি মুহূর্তেই পাঠানো যায়। এটি অফিসিয়াল এবং রেকর্ডযোগ্য যোগাযোগের জন্য
আদর্শ।
৫. বিজ্ঞপ্তি (Notice): বিজ্ঞপ্তি হলো
একধরনের প্রকাশ্য লিখিত বার্তা যা প্রতিষ্ঠানের সকল সদস্যকে অবগত করার জন্য বোর্ড
বা নোটিস বোর্ডে টানানো হয়। এটি সাধারণত সভার তারিখ, ছুটি,
নিয়ম পরিবর্তন ইত্যাদি জানাতে ব্যবহৃত হয়।
৬. সার্কুলার (Circular): সার্কুলার বা পরিপত্র
হলো একই বিষয়ে অনেক বিভাগের মধ্যে লিখিতভাবে তথ্য জানানো। এটি একাধিক ব্যক্তিকে
একইসাথে বার্তা পৌঁছানোর জন্য ব্যবস্থাপনায় ব্যবহার করা হয়।
৭. নিয়ম-কানুন বা নীতিমালা (Policy Documents): প্রতিষ্ঠানের কাজ
পরিচালনার জন্য যেসব লিখিত নীতি, বিধিমালা ও নির্দেশনা তৈরি করা হয়,
সেগুলোও যোগাযোগের মাধ্যম হিসেবে ব্যবহৃত হয়। এগুলো কর্মীদের আচরণ
ও কাজের দিকনির্দেশনা দেয়।
৮. সভার কার্যবিবরণী (Meeting Minutes): কোনো সভায় আলোচনা, সিদ্ধান্ত
এবং গৃহীত পদক্ষেপগুলো লিখিত আকারে রেকর্ড করে রাখা হয়। এটি ব্যবস্থাপনার ভবিষ্যৎ
রেফারেন্স ও জবাবদিহিতার ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ।
৯. ইনভয়েস ও বিল (Invoice & Bills): আর্থিক লেনদেন
সংক্রান্ত যোগাযোগ ব্যবস্থাপনায় লিখিত ইনভয়েস বা বিল তৈরি করা হয়। এগুলো প্রমাণ
হিসেবে এবং হিসাব রাখার জন্য অপরিহার্য।
১০. ফর্ম ও আবেদনপত্র (Forms & Applications): কোনো কর্মী ছুটির
জন্য আবেদন করলে বা নতুন নিয়োগের জন্য ফর্ম পূরণ করলে, তা
ব্যবস্থাপনাগত লিখিত যোগাযোগের অংশ হয়।
উপসংহার: ব্যবস্থাপনায় লিখিত
যোগাযোগ শুধু তথ্যের আদান-প্রদান নয়, বরং প্রমাণ রাখার, জবাবদিহিতা
নিশ্চিত করার এবং কার্যকর সিদ্ধান্ত গ্রহণের প্রধান ভিত্তি। উপরের প্রতিটি মাধ্যম
ব্যবস্থাপনার দক্ষতা ও স্বচ্ছতা বাড়াতে সহায়ক।
বিকল্প উত্তর:
ব্যবস্থাপনার জন্য লিখিত
যোগাযোগ পদ্ধতি বা মাধ্যমসমূহ লিখুন।
নিচে ব্যবস্থাপনার জন্য লিখিত যোগাযোগের
মাধ্যমগুলো দেওয়া হলো:
১. অফিসিয়াল চিঠি: আনুষ্ঠানিকভাবে নির্দেশ, অনুমতি বা তথ্য পাঠানোর মাধ্যম।
২. প্রতিবেদন: নির্দিষ্ট বিষয়ে বিশ্লেষণ ও সুপারিশসহ লিখিত বিবরণ।
৩. মেমো: অফিসের অভ্যন্তরীণ সংক্ষিপ্ত লিখিত বার্তা।
৪. ই-মেইল: দ্রুত ও আধুনিক অফিসিয়াল ডিজিটাল বার্তা আদান-প্রদান।
৫. বিজ্ঞপ্তি:সবার জন্য গুরুত্বপূর্ণ তথ্য জানাতে প্রকাশ্য ঘোষণা।
৬. সার্কুলার: একই তথ্য অনেক বিভাগ বা ব্যক্তিকে জানানো।
৭. নীতিমালা: প্রতিষ্ঠানের নিয়ম ও নির্দেশনার লিখিত দলিল।
৮. সভার কার্যবিবরণী: সভায় আলোচনার লিখিত সারাংশ।
৯. ইনভয়েস/বিল: আর্থিক লেনদেন সংক্রান্ত লিখিত নথি।
১০. আবেদনপত্র/ফর্ম: আনুষ্ঠানিক অনুরোধ বা তথ্য উপস্থাপনের মাধ্যম।
বিকল্প উত্তর:
ব্যবস্থাপনার জন্য লিখিত
যোগাযোগ পদ্ধতি বা মাধ্যমসমূহ লিখুন।
নিচে ব্যবস্থাপনার জন্য লিখিত যোগাযোগের
মাধ্যমগুলো বিস্তারিতভাবে তুলে ধরা হলো:
১. অফিসিয়াল চিঠি (Official Letter): অফিসিয়াল চিঠি
ব্যবস্থাপনায় বহুল ব্যবহৃত একটি আনুষ্ঠানিক লিখিত যোগাযোগ মাধ্যম। এটি
ব্যবস্থাপনার বিভিন্ন পর্যায়ে তথ্য আদান-প্রদান, নির্দেশনা দেওয়া, আবেদন, অনুমতি গ্রহণ কিংবা অভিযোগ জানানোর ক্ষেত্রে
ব্যবহার করা হয়। চিঠি সাধারণত নির্দিষ্ট কাঠামো অনুযায়ী লেখা হয় এবং প্রেরক ও
প্রাপক দুই পক্ষের জন্যই রেকর্ড হিসেবে কাজ করে। যেমন: একজন ব্যবস্থাপক তার
অধীনস্থ কর্মকর্তাকে কোনো নির্দিষ্ট কাজ সম্পাদনের নির্দেশনা দিতে একটি অফিসিয়াল
চিঠি প্রেরণ করতে পারেন।
২. প্রতিবেদন (Report): প্রতিবেদন হলো একটি
বিস্তারিত লিখিত দলিল, যেখানে কোনো ঘটনা, সমস্যা, কাজ বা পরিস্থিতি সম্পর্কে বিশ্লেষণ, ফলাফল ও
সুপারিশ উপস্থাপন করা হয়। ব্যবস্থাপনায় প্রতিবেদন অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এটি ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষকে তথ্যভিত্তিক সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করে।
উদাহরণস্বরূপ, বিক্রয় বিভাগের একজন কর্মকর্তা মাসিক বিক্রয়
প্রতিবেদনে কোম্পানির বিক্রয় অবস্থা, চ্যালেঞ্জ এবং ভবিষ্যৎ
পরিকল্পনা উপস্থাপন করেন।
৩. মেমো বা স্মারকলিপি (Memo): মেমো হচ্ছে অফিসের
অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের জন্য ব্যবহৃত একটি সংক্ষিপ্ত লিখিত বার্তা, যা দ্রুত
কোনো তথ্য জানাতে ব্যবহৃত হয়। এটি সাধারণত ঊর্ধ্বতন থেকে অধস্তন পর্যায়ে অথবা
সহকর্মীদের মধ্যে পাঠানো হয়। মেমোতে সাধারণত অপ্রয়োজনীয় আনুষ্ঠানিকতা থাকে না,
তবে তা গুরুত্বপূর্ণ বার্তা পৌঁছে দেয়। যেমন: অফিস সময় পরিবর্তন,
একটি সভার সময়সূচি জানানো ইত্যাদি।
৪. ই-মেইল (E-mail): বর্তমানে
ব্যবস্থাপনায় ই-মেইল একটি আধুনিক, দ্রুত এবং কার্যকরী লিখিত যোগাযোগ মাধ্যম।
এর মাধ্যমে তাৎক্ষণিকভাবে অফিসিয়াল বার্তা, নথিপত্র, ফাইল, বিজ্ঞপ্তি ইত্যাদি পাঠানো যায় এবং তা
সংরক্ষণযোগ্য থাকে। ই-মেইল একটি পরিবেশবান্ধব এবং খরচ সাশ্রয়ী মাধ্যম হিসেবেও
পরিচিত। আজকাল বেশিরভাগ অফিসিয়াল যোগাযোগ ই-মেইলের মাধ্যমেই সম্পন্ন হয়।
৫. বিজ্ঞপ্তি (Notice): বিজ্ঞপ্তি একটি
আনুষ্ঠানিক লিখিত বার্তা, যা প্রতিষ্ঠানের সকল সদস্যকে নির্দিষ্ট একটি তথ্য জানানোর
জন্য ব্যবহার করা হয়। এটি সাধারণত প্রতিষ্ঠানের নোটিস বোর্ডে ঝুলিয়ে দেওয়া হয়
অথবা ডিজিটাল মাধ্যমে প্রকাশ করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, অফিস
বন্ধের ঘোষণা, সভার তারিখ ও সময়, বা
নতুন নীতিমালা সংক্রান্ত তথ্য বিজ্ঞপ্তির মাধ্যমে জানানো হয়।
৬. সার্কুলার বা পরিপত্র (Circular): সার্কুলার হলো একই
তথ্য একাধিক ব্যক্তিকে বা বিভাগকে জানাতে ব্যবহৃত একটি লিখিত মাধ্যম। এটি অফিসে
প্রচলিত নিয়ম, পরিবর্তন, নতুন দায়িত্ব বন্টন বা আদেশ ছড়িয়ে দেওয়ার
জন্য ব্যবহৃত হয়। সার্কুলারের মাধ্যমে নির্দেশ একসাথে সবাইকে জানানো যায়, ফলে তথ্য বিভ্রান্তির সম্ভাবনা কম থাকে।
৭. নীতিমালা বা
বিধি-নির্দেশনা (Policy Documents): প্রতিষ্ঠানে পরিচালনা সংক্রান্ত বিভিন্ন নিয়ম, নির্দেশনা ও
নীতিমালাগুলো লিখিত আকারে সংরক্ষিত থাকে। এগুলো কর্মীদের আচরণ ও কার্যপদ্ধতির
দিকনির্দেশনা দেয় এবং একটি নির্দিষ্ট কাঠামোর মধ্যে কাজ করতে সহায়তা করে।
নীতিমালাগুলো ব্যবস্থাপনায় দীর্ঘমেয়াদী পরিকল্পনা বাস্তবায়নে গুরুত্বপূর্ণ
ভূমিকা রাখে।
৮. সভার কার্যবিবরণী (Meeting Minutes): সভায় আলোচিত বিষয়, সিদ্ধান্ত,
দায়িত্ব বন্টন ও ভবিষ্যৎ করণীয় বিষয়গুলো লিখিতভাবে রেকর্ড করে রাখা
হয়, যাকে বলা হয় সভার কার্যবিবরণী বা Minutes of
Meeting। এটি
ভবিষ্যতে দায়িত্ব নির্ধারণ, অগ্রগতি যাচাই এবং পূর্ববর্তী আলোচনার রেফারেন্স হিসেবে
ব্যবহৃত হয়।
৯. ইনভয়েস ও বিল (Invoice & Bill): প্রতিষ্ঠানের আর্থিক
লেনদেন বা বাণিজ্যিক কার্যক্রমে যে সকল লিখিত দলিল তৈরি হয়, যেমন:
ইনভয়েস, রশিদ বা বিল, সেগুলোও
ব্যবস্থাপনার লিখিত যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। এগুলো ব্যয় হিসাব, দেনা-পাওনা এবং আর্থিক স্বচ্ছতার জন্য অপরিহার্য।
১০. ফর্ম ও আবেদনপত্র (Forms & Applications): প্রতিষ্ঠানে কোনো
আনুষ্ঠানিক কার্যক্রম শুরু করার জন্য লিখিত ফর্ম বা আবেদনপত্র ব্যবহার করা হয়।
যেমন: কর্মীর ছুটির আবেদন, পেমেন্ট রিকুইজিশন, পদোন্নতির আবেদন
ইত্যাদি। এগুলো ব্যবস্থাপনার মধ্যে যোগাযোগকে প্রক্রিয়াগত ও দাপ্তরিক রূপ দেয়।
উপসংহার: লিখিত যোগাযোগ
ব্যবস্থাপনায় কার্যকারিতা, জবাবদিহিতা ও পেশাদারিত্ব নিশ্চিত করে। প্রতিটি মাধ্যমের
নিজস্ব প্রয়োগ ক্ষেত্র ও গুরুত্ব রয়েছে। তাই ব্যবস্থাপনায় সঠিক লিখিত যোগাযোগ
মাধ্যম বেছে নেওয়া প্রতিষ্ঠান পরিচালনার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
সার্চ কী: লিখিত যোগাযোগের মাধ্যম এবং লিখিত যোগাযোগের
উপকরণ কী কী? ব্যবস্থাপনায় লিখিত যোগাযোগ
কি? লিখিত যোগাযোগ কি, এর কিছু উদাহরণ দাও?
লিখিত যোগাযোগের
৭টি উপাদান কি কি? ব্যবসায় যোগাযোগ বই pdf, ব্যবসায় যোগাযোগ কি, বাচনিক ও অবাচনিক যোগাযোগ পার্থক্য উল্লেখ কর।, যোগাযোগের মাধ্যম গুলো কি কি, অবাচনিক যোগাযোগ কেন গুরুত্বপূর্ণ,
ব্যবসায়
যোগাযোগের গুরুত্ব আলোচনা কর, বাচনিক যোগাযোগের গুরুত্বপূর্ণ
উপাদান কি, বাচনিক ও অবাচনিক যোগাযোগ কাকে
বলে, লিখিত যোগাযোগের সংজ্ঞা কি?, লৈখিক যোগাযোগ কী?,
যোগাযোগের
লিখিত মাধ্যম কয়টি?, লিখিত যোগাযোগের ৭টি উপাদান
কি কি?, লিখিত যোগাযোগ উপাদান সমূহ, লিখিত যোগাযোগ মাধ্যম কোনটি, লিখিত যোগাযোগ এর উদাহরণ, লিখিত যোগাযোগ কার্যকর
করার উপায়, লিখিত যোগাযোগ কি, লিখিত যোগাযোগ কত প্রকার, লিখিত যোগাযোগের সুবিধা লিখ, লিখিত যোগাযোগ ও মৌখিক
যোগাযোগের পার্থক্য, ব্যবস্থাপনার কাজগুলো
কী কী?, ব্যবস্থাপনার চার প্রকার কি কি?, ব্যবস্থাপনার মূলনীতিগুলো কি কি? ব্যবস্থাপনার বৈশিষ্ট্য কি কি?, ব্যবস্থাপনা তত্ত্বের জনক কে, ব্যবস্থাপনা বলতে কি বুঝ, আধুনিক ব্যবস্থাপনা কাকে
বলে, ব্যবস্থাপনা কাকে বলে ব্যবস্থাপনার
কার্যাবলী, আধুনিক ব্যবস্থাপনার জনক কে,
ব্যবস্থাপনা
প্রক্রিয়া কি, ব্যবস্থাপনা পরিচালক কাকে বলে, ব্যবস্থাপনা ও প্রশাসনের মধ্যে পার্থক্য
ঘোষণা: এই ওয়েবসাইটে প্রকাশিত সকল লেখনি লেখক ও ওয়েব এডমিন মুহাম্মাদ আল-আমিন খান কর্তৃক সর্বস্বত্ব সংরক্ষিত। Bangla Articles এর কোনো লেখনি থেকে সম্পূর্ণ অথবা আংশিক কপি করে সোশ্যাল মিডিয়া ও অন্য কোনো ওয়েবসাইটে প্রকাশ করা যাবে না। কোনো লেখনি ভালো লাগলে ও প্রয়োজনীয় মনে হলে এই ওয়েবসাইট থেকেই তা পড়তে পারেন অথবা ওয়েব লিংক শেয়ার করতে পারেন। গুগল সার্চ থেকে দেখা গেছে যে- বহু লেখনি কতিপয় ব্যক্তি নিজের নামে চালিয়ে দিয়েছেন, যা সম্পূর্ণরূপে কপিরাইট আইনের লঙ্ঘন। ভবিষ্যতে আবারও এমনটি হলে প্রথমত গুগলের কাছে রিপোর্ট করা হবে ও দ্বিতীয়ত তাদের বিরুদ্ধে অবশ্যই কপিরাইট আইনের আওতায় আইনগত ব্যবস্থা নেওয়া হবে। একই সাথে সকলের জ্ঞাতার্থে জানাচ্ছি যে- Bangla Articles এ প্রকাশিত কোনো লেখনি আপনার ভালো না-ও লাগতে পারে, প্রয়োজনে আপনি এর সমালোচনা কমেন্টের মাধ্যমে করতে পারেন। বাক স্বাধীনতা, চিন্তার বহিঃপ্রকাশ করার অধিকার ও লেখালেখি করার অভ্যাসের জায়গা থেকে লেখক যা ইচ্ছা তাই লিখতে পারেন। তবে তিনি তার যেকোনো লেখনির ব্যাপারে যথেষ্ট সচেতন যাতে করে শালীনতা বজায় রাখা যায় এবং অন্যের ধর্মীয় অনুভূতি, মূল্যবোধ ও অধিকারের প্রতি যথাযথ সম্মান প্রদর্শন করা যায়। - মুহাম্মাদ আল-আমিন খান, লেখক ও ওয়েব এডমিন, Bangla Articles
